Záložka Realizace projektu slouží Žadateli/KP dotace ke zpracování monitorovacích zpráv projektu, případně Žádostí o platbu (pokud je v nastavení dílčí výzvy povoleno "Proplatit přes ŽOP"). Monitorovací zprávy a žádosti o platbu je možné založit, pokud je projekt ve stavu "Probíhá realizace". V závislosti na nastavení dílčí výzvy se pak uživatelům nabízí záložky 'Účetní doklady' (pokud výzva podporuje proplacení přes Žádosti o platbu) a 'Monitorovací zprávy'.
Účetní doklady a platby
Tato záložka se nabízí uživatelům pouze, pokud je v rámci dílčí výzvy umožněno proplácet dotaci skrze žádosti o platbu. Na záložce se nachází tabulky Účetní doklady, Položky rozpočtu všech účetních dokladů.
Detail Účetního dokladu
Účetní doklady zakládá a vyplňuje Žadatel. Pro založení slouží tlačítko Nový účetní doklad.
Po založení záznamu účetního dokladu (ÚD) žadatel vyplňuje detail účetního dokladu. Detail účetního dokladu obsahuje:
•Základní údaje – základní identifikační údaje účetního dokladu:
oČíslo / specifikace dokladu – jednoznačný identifikátor ÚD. V seznamu ÚD slouží také jako odkaz pro rozkliknutí detailu ÚD.
oTyp – rozbalovací nabídka pro výběr typu ÚD.
oStav – aktuální stav účetního dokladu.
oPopis dokladu – textový popis účetního dokladu.
•Veřejná zakázka/přímé plnění – účetní doklad je možné provázat s konkrétní veřejnou zakázkou/přímým plněním, které jsou evidovány u daného projektu.
oTlačítko Provázat s VZ/PP – tlačítko uživateli zobrazí seznam všech VZ a PP evidovaných u projektu. Uživatel poté může z tohoto seznamu vybrat, se kterou VZ a PP účetní doklad prováže. Výběr potvrdí tlačítkem Vložit.
oTlačítko Skrýt – uživateli schová seznam všech VZ a PP zobrazený pomocí předchozího tlačítka.
oNázev VZ/PP – po provázání s konkrétní VZ/PP se načte název provázané VZ/PP.
oEvidenční číslo VZ v VVZ - po provázání s konkrétní VZ/PP se načte evidenční číslo VZ v VVZ.
•Dodavatel a poddodavatelé – seznam dodavatelů a poddodavatelů účetního dokladu. Pokud je ÚD provázán s VZ, dojde načtení dodavatele z provázané VZ/PP (vždy 1 dodavatel – hlavní, případně evidovaný v seznamu jako první). Žadatel může přidat další dodavatele/poddodavatele tlačítkem Nový. Poté je třeba vyplnit položky v detailu Dodavatel/Poddodavatel.
•Další údaje účetního dokladu – datumové položky Datum vystavení, Datum splatnosti, DUZP. V rámci těchto údajů žadatel doplňuje také:
•Přílohy k účetnímu dokladu – typu: ‚Účetní doklad‘, druh: Soubor.
•Položky rozpočtu vztahující se k danému účetnímu dokladu – žadatel přidá položku tlačítkem Přidat položku. Následně vyplňuje:
oBankovní účet příjemce - výběr z rozbalovací nabídky. Žadatel vybírá z množiny bankovních účtů zadaných v projektové žádosti.
oVýdaj k úhradě z dotace (Kč) – číselná položka pro zapsání výše výdaje.
oPoložka rozpočtu projektu – výběr ze všech položek z projektové žádosti.
•Úhrady účetního dokladu – žadatel přidá úhradu tlačítkem Přidat úhradu. Následně vyplňuje:
oTyp úhrady – výběr z rozbalovací nabídky pro typ úhrady. Dle vybraného typu úhrady se následně zpřístupní další položky.
▪Bankovní výpis - po výběru tohoto typu se žadateli dále zpřístupní položky: Variabilní symbol, Proplaceno z účtu (žadatel vybírá z množiny bankovních účtů zadaných v projektové žádosti), Proplaceno na tuzemský účtet a Proplaceno na zahraniční účet (musí být vyplněna alespoň jedna položka Proplaceno na tuzemský účtet a Proplaceno na zahraniční účet).
▪Platba na neznámý účet - po výběru tohoto typu se žadateli zpřístupní povinné položky: Částka (Kč), Datum úhrady a Číslo transakce (uživatel zadává číslo transakce, které najde na výpise z účtu).
▪Pokladní příjmový/výdajový doklad - po výběru tohoto typu se žadateli dále zpřístupní položka: Identifikátor.
oČástka (Kč) – číselná položka pro zapsání výše úhrady.
oDatum úhrady - datumová položka pro zapsání datumu úhrady.
oPřílohy - typu: Úhrada účetního dokladu, druh: Soubor.
Administrace účetního dokladu
Pokud má Žadatel vyplněný účetní doklad uloží jeho detail a změní stav ÚD tlačítkem Připravit pro ŽOP. Stav účetního dokladu se změní na "Připraven pro ŽOP". Účetní doklad v tomto stavu se následně nabízí pro výběr v Žádosti o platbu. V případě potřeby si může žadatel opět zpřístupnit účetní doklad k editaci tlačítkem K opravě.
Pokud v rámci dílčí výzvy nedochází k proplácení přes žádosti o platbu, tak se žadateli tlačítko Připravit pro ŽOP nenabízí. Žadatel tedy po vyplnění údajů uloží detail účetního doklad a ponechá účetní doklad ve stavu "Rozpracovaný".
Položky účetních dokladů
Přehledová tabulka, která zobrazuje položky účetních dokladů. Detail položky je možné rozkliknout přes odkaz ve sloupci Popis dokladu.
Žádosti o platbu
Žádost o platbu zakládá Žadatel pomocí tlačítka Nová ŽOP. Tlačítko je dostupné přes dlaždici Realizace projektu ve stavu projektu "Probíhá realizace“.
Detail Žádosti o platbu
Po založení nové ŽOP Žadatel vybírá účetní doklad pro danou ŽOP pomocí tlačítka Výběr účetního dokladu pro ŽOP. Detail ŽOP obsahuje následující informace:
•Pořadové číslo - pořadové číslo žádosti o platbu projektu.
•Datum podání - datum podání žádosti o platbu žadatelem. Hodnota je doplněna automaticky po provedení přechodu Podat žádost o platbu.
•Stav - aktuální stav žádosti o platbu.
•K proplacení celkem - suma částek z vybraných platebních příkazů, které žadatel požaduje proplatit.
•Poslední žádost - checkbox indikující, že jedná o poslední žádost o platbu.
•Přehled čerpání - přehled vybraných platebních příkazů.
•Komentář - textová položka pro zápis komentáře k ŽOP.
•Historie komentářů - tabulka, ve které je zaznamenána historie komentářů zapsaná v předchozí položce 'Komentář'.
•Platební příkazy - tabulka, ve které jsou po schválení ŽOP vygenerované platební příkazy.
Pokud má Žadatel vyplněnou žádost o platbu, provede přechod "Podat žádost o platbu“. Tímto ŽOP předá ke kontrole projektovým manažerům. Ti mohou v případě potřeby vyzvat žadatele k doplnění účetních dokladů a žádosti o platbu (stav ŽOP "Vrácena k opravě").
Monitorovací zprávy
Založení monitorovací zprávy probíhá tlačítkem Nová MZ poté, co žadatel vybere typ monitorovací zprávy z rozbalovací nabídky. V rozbalovací nabídce se nabízí typy monitorovacích zpráv, které jsou nastaveny pro konkrétní výzvu. V zásadě se však jedná o Průběžnou a Závěrečnou monitorovací zprávu (jednoleté nebo víceleté).
Tabulka Seznam monitorovacích zpráv obsahuje:
•Číslo zprávy - pořadové číslo monitorovací zprávy. Slouží jako odkaz k rozkliknutí detailu monitorovací zprávy.
•Sledované období od - počáteční termín sledovaného období.
•Sledované období do - konečný termín sledovaného období.
•Typ zprávy - typ monitorovací zprávy (Průběžná monitorovací zpráva (víceleté), Závěrečná monitorovací zpráva (víceleté) / Průběžná monitorovací zpráva (jednoleté), Závěrečná monitorovací zpráva (jednoleté)).
•Stav - aktuální stav monitorovací zprávy.
Detail Monitorovací zprávy
Položky v detailu monitorovací zprávy jsou logicky uspořádány ve formě záložek (karet), které žadatel doplňuje postupně zleva → doprava. Samotné formuláře mohou být pro každou výzvu obsahově odlišné. Správu těchto formulářů provádí Ministerstvo kultury. Princip vyplňování položek je však stejný, jako na projektové žádosti:
•Povinné položky - položky označené * a žlutě podbarvené. Systém vyžaduje a kontroluje jejich vyplnění. Bez vyplnění povinných položek není možné monitorovací zprávu podat.
•Nepovinné položky - nepovinné položky nejsou nijak označeny a jejich podbarvení je bílé.
•Needitovatelné položky - Needitovatelné položky poznáte podle šedého podbarvení. Tyto položky nelze měnit, jsou automaticky vyplněné systémem.
•Datumové položky - zápis je možné provést numerickou klávesnicí ve tvaru DD.MM.RRRR, případně výběrem z kalendáře pomocí ikony 
.
•Přidání záznamu do tabulky - záznamy do tabulek je možné přidávat pomocí tlačítka 
. Tlačítka pro přidávání jsou umístěna nad tabulkou vpravo.
•Rozkliknutí záznamu tabulky - záznam tabulky je možné rozkliknout pomocí ikony složky 
. Některé seznamy využívají pro rozkliknutí hypertextový odkaz reprezentovaný např. názvem nebo číslem záznamu.
•Výběr hodnoty z číselníku - pro výběr hodnoty z číselníku slouží tlačítko 
umístěné na konci řádku. Hodnotu z řádku je možné smazat pomocí 
.
•Výběr adresy a vyhledání v RÚIAN - pro zápis adresy a její vyhledání slouží tlačítko umístěné na konci řádku. Hodnotu z řádku je možné smazat pomocí .
•Modifikace detailových informací - pro modifikaci detailových informací v monitorovacích zprávách slouží ikona 
na konci řádku v příslušné sekci .
Po vyplnění všech povinných položek žadatel na záložce Přílohy monitorovací zprávy vygeneruje dokument 'Monitorovací zpráva' ze šablony (bez vygenerování aktuálního dokumentu 'Monitorovací zpráva' není možné monitorovací zprávu podat). Podání monitorovací zprávy provede žadatel tlačítkem Podat monitorovací zprávu. Poté dojde ke změně stavu monitorovací zprávy na "Podaná". Tímto je MZ předaná ke kontrole na MK.
Proces kontroly monitorovací zprávy
Projektový manažer může nahlížet na detail monitorovací zprávy. V případě, že zjistí nedostatky ve vyplnění MZ, může zprávu vrátit žadateli zpět k doplnění. Pro vrácení zprávy k opravě musí vyplnit textové pole Důvod vrácení.
Pokud k monitorovací zprávě nemá připomínky, může ji schválit. Po stisknutí tlačítka se monitorovací zpráva převede do konečného stavu „Schválená“. Poté může žadatel podat další monitorovací zprávu.
Poznámka: Následující monitorovací zprávu je možné založit po podání předchozí zprávy. Podání této následující zprávy je však možné až po schválení zprávy předešlé.